Saamme tasaisin väliajoin kysymyksiä liittyen Venuun käyttöön. Koska kysymykset ovat toistuvaa laatua, koostimme tyypillisimmät kysymykset yhteen ja vastasimme niihin. Tästä artikkelista löydät vastaukset raportointiin liittyviin kysymyksiin. Muut osat käsittelevät laskutukseen ja yleisiä käyttöön liittyviä kysymyksiä.

Usein kysytyt kysymykset – Raportointi

1. Pitääkö minun raportoida hinnat ALV:n kanssa vai ilman?

Hinnat tulee raportoida ALV 0%:a.

2. Hankimme osan palveluista (esim. siivous) alihankintana, eikä se kuulu sopimuksen piiriin. Miten tämä pitäisi raportoida?

Alihankitut ja läpilaskutetut palvelut eivät yleensä kuulu Venuun sopimuksen piiriin. Jotta vältytte liikaveloitukselta, jättäkää nämä summat raportoinnin ulkopuolelle. Tämä on tärkeää, sillä Venuun laskutus toimii teidän raportoimien summien pohjalta.

3. Miksi saan muistutusviestejä raportoinnista?

Järjestelmä muistuttaa teitä automaattisesti raportoinnista, jotta varausten tila pysyy varmasti ajan tasalla. Raportointisivulla näkyy punaisella pohjalla “Päivitä tilanne” niiden asiakkuuksien kohdalla, joissa status tulisi päivittää.

Statusta voi muuttaa kunkin asiakkuuskortin oikeassa yläkulmassa olevasta alasvetovalikosta. Kun varaus varmistuu, tulisi status vaihtaa “varaus tehty”-tilaan. Jos tapahtuma peruuntuu, on tärkeää muuttaa status tilaan “ei toteutunut”, jotta tapahtuma poistuu komissioiden raportointisivulta.

Kun tilaisuus on pidetty, tulee status vielä kertaalleen raportoida valinnalla “tapahtuma pidetty”. Tällä varmistamme, että ette maksa peruuntuneista tilaisuuksista ettekä myöskään liian suuria komissioita, mikäli tilaisuuden arvo on muuttunut matkan varrella.

4. Mistä tiedän, mitkä tapahtumat vaativat raportointia?

Raportointisivulta löydät asiakkuuskortteja, joiden oikeassa yläreunasa näkyy punaisella pohjalla “Päivitä tilanne”. Sen lisäksi kukin näistä asiakkuuskorteista näkyy komissioiden raportointisivuilla ns. aukinaisina odottamassa statuksen päivitystä.

5. Tapahtuma on vasta pitkän ajan päästä ja neuvottelut edelleen kesken. Miksi järjestelmä pyytää minua raportoimaan sen uudelleen?

Jos asiakkuus on tilassa “Kesken” tai “Alustava varaus tehty” yli neljä viikkoa ilman päivitystä, pyytää järjestelmä tarkistamaan statuksen. Tämä siksi, jotta raportointi ei unohtuisi ja statukset vaihtuvat ajantasaisesti.

Jos tapahtuman status ei ole muuttunut, voi saman statuksen valita uudelleen alasvetovalikosta, ja painaa sitten “tallenna”. Näin järjestelmä ymmärtää, että neuvottelut ovat edelleen käynnissä.

6. Miten voin tietää tapahtuman arvon etukäteen?

Etukäteisarvio voi olla suuntaa-antava ja pohjautua aiemmin samassa tilassa pidettyihin samankaltaisiin tilaisuuksiin. Tämä arvio ei ole lopullinen, eikä siis haittaa, vaikka se muuttuisi ennen tilaisuutta tai sen jälkeen.

Kun tapahtuma on pidetty, tulee sen status muuttaa vielä kertaalleen “tilaisuus pidetty”-tilaan (komissioiden raportointisivulla). Tällöin on myös mahdollista vaihtaa tapahtuman arvoa ennen kuin tilaisuuden kuittaa pidetyksi ja se siirtyy arkistoon. Jos arvo on tässä vaiheessa pienempi tai suurempi kuin alunperin ilmoitettu, laskee järjestelmä automaattisesti erotuksen, ja tämä erotus hyvitetään tai peritään seuraavan laskun yhteydessä.


Jäikö joku asia vielä epäselväksi? Ota yhteyttä Jaakkoon: jaakko@venuu.fi // 050 527 7183


Lue seuraavaksi:

Usein kysytyt kysymykset 2/3 – Laskutus

Usein kysytyt kysymykset 3/3 – Yleiset kysymykset